El procesamiento de la información en las unidades de información se lleva a cabo a través de la cadena documental, la cual es es una serie de eslabones articulados y unidos, sintetizado en la captación, procesamiento, almacenamiento y difusión, todas estas necesarias para constituir un excelente servicio en una unidad de información determinada. Al respecto, López Yepes, no habla de cadena sino de “proceso documental”, que tiene muchos puntos en común con el proceso de la comunicación.
El proceso de captación se lleva a cabo mediante la selección y adquisición de los productos a la unidad de información. La selección se entiende como el acto de elegir los documentos que la unidad de información desea adquirir. Es una operación intelectual delicada que debe ser realizada por una persona responsable e idónea en el campo correspondiente, un especialista, con la participación de los usuarios. La adquisición, por su parte, es la operación que se podrá realizar a través de tres procedimientos: Compra, canje y/o donación.
El proceso de captación implica un estudio preliminar para determinar que tópicos se ajustan a los fines de la unidad de información, mediante el diagnóstico de usuarios, para luego tomar la decisión de adquirirlos o no, en este caso es necesario preguntarse: ¿Este producto se ajusta a los resultados del diagnóstico de usuarios? ¿Si es adquirido, que probabilidades hay de que sea consultado?
En la cadena documental, sigue el procesamiento de la información definido como el conjunto de operaciones que se realizan para extraer la información contenida en los documentos primarios y acondicionarla para su almacenamiento y posterior recuperación, y su producto final es un documento secundario, que incluye procesos como la catalogación, clasificación, indización y resumen de los materiales presentes en la unidad de información.
En este sentido, la catalogación es el proceso mediante el cual se describe físicamente un material de tal manera que pueda ser identificado en el catálogo. Su objeto es proporcionar un índice de los materiales contenidos en una colección, poniendo de manifiesto qué libros de determinado autor tiene la colección, qué obras o materiales sobre una materia dada posee y si un libro o material de un título específico se encuentra en la colección.
Por otro lado, la clasificación según López Yépez (1996) es “un conjunto ordenado de conceptos que se presentan distribuidos sistemáticamente en clases, conformando una estructura”. López Yépez menciona en su Manual de Información y Documentación que el término Clasificación es polisémico, además de definir un determinado sistema clasificatorio, define la operación de clasificar, que tiene, a su vez, un doble objetivo, el de facilitar la descripción del contenido conceptual de un documento y la asignación de un índice de una clasificación documental que representa a dicho concepto, y aquel que consiste en la ordenación de los documentos en los estantes correspondientes, de acuerdo con un sistema de clasificación dado. Este procedimiento permite la agrupación de todos los documentos sobre un mismo tema o según sus características similares.
Por su parte, la indización según María Pinto implica “escoger los conceptos más adecuados para representar el contenido de un documento (de qué trata) y la traducción de estos conceptos a términos extraídos de un lenguaje documental”. Se pretende desarrollar un sistema que permita la búsqueda de los documentos por los temas que tratan. Mientras que el resumen es una breve descripción del contenido de un documento.
Estos procesos son de suma importancia para la recuperación de la información por parte de usuarios y empleados, bien sea mediante catálogo colectivo o en línea, ya que dan a conocer el contenido de los ítems que contiene la colección de la unidad de información.
El almacenamiento de la información es la reserva de la colección de una unidad de información, este puede ser físico, si los documentos son tangibles, o puede ser lógico si se presenta en forma de data (digital). Este proceso es de suma importancia pues permite, a través del tiempo, conservar documentos de gran importancia tanto para la unidad como para la sociedad.
Por último la difusión o recuperación de la información es el proceso por el cual se transmiten al usuario la información o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo centro recoge y procesa información con el propósito de difundirla, siendo la difusión la verdadera razón de ser del centro. La difusión o recuperación de la información se realiza a través de:
• Servicio de Consulta o Referencia es el servicio de información y orientación al usuario. Este servicio es considerado de una importancia esencial, ya que a través de él, el usuario llega a las fuentes de información deseadas.
• Servicio de préstamo o circulación es un servicio que da movimiento al material de la biblioteca, colocándolo a disposición de los usuarios para su uso.
Todos estos procesos son de suma importancia para las unidades de información, y son vistos como un sistema abierto donde se interactúa con el medio (usuarios), para obtener un fin común, a través de la interrelación de sus elementos, pues todos los departamentos tienen que mantenerse informados entre sí para ofrecer un servicio óptimo en las unidades de información, como por ejemplo el departamento de difusión de los productos y servicios de la unidad debe estar integrado de alguna manera a los otros departamentos para manejar la colección y el conjunto de materiales y servicios que la unidad de información pueda brindar a sus posibles usuarios.
Fuentes Consultadas
1. Armas, P. (1998). Guía para el manejo de la colección. Chile: MECE.
Documento impartido por el Ministerio de Educación de Chile con el objeto de difundir los lineamientos para el manejo de la colección de los Centros de Recursos para el Aprendizaje (CRA).
2. Bernal, José. (2003). La gerencia de información. En: Biblios. Año 4. Nº 16. Costa Rica.
Artículo científico divulgado por la revista académica latinoamericana Biblios respecto a la gerencia de la información.
3. López, José. (1996). Manual de Información y Documentación. Madrid: Pirámide.
Texto académico referido a los aspectos técnicos relevantes del manejo de la información y la documentación.
4. Montoya, Carlos. (1999). Las unidades de información desde la óptica de la teoría de sistemas. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Vol. 22. Nº 2. Medellín.
Artículo académico publicado por el académico Carlos Montoya y difundido por la Revista Interamericana de Bibliotecología (Colombia) referido a las unidades de información y la teoría de sistemas.
5. Pinto, M. (s.f.) Análisis y síntesis. [Documento en línea] Disponible en: http://www.mariapinto.es/alfintra/contenido/ANALISIS_SINTESIS.pdf [Consultado: marzo de 2011].
Publicación digital de la reconocida Doctora María Pinto, extraído de su propia página web, donde se muestra de manera esquematizada parte de los procesos de la cadena documental.
El proceso de captación se lleva a cabo mediante la selección y adquisición de los productos a la unidad de información. La selección se entiende como el acto de elegir los documentos que la unidad de información desea adquirir. Es una operación intelectual delicada que debe ser realizada por una persona responsable e idónea en el campo correspondiente, un especialista, con la participación de los usuarios. La adquisición, por su parte, es la operación que se podrá realizar a través de tres procedimientos: Compra, canje y/o donación.
El proceso de captación implica un estudio preliminar para determinar que tópicos se ajustan a los fines de la unidad de información, mediante el diagnóstico de usuarios, para luego tomar la decisión de adquirirlos o no, en este caso es necesario preguntarse: ¿Este producto se ajusta a los resultados del diagnóstico de usuarios? ¿Si es adquirido, que probabilidades hay de que sea consultado?
En la cadena documental, sigue el procesamiento de la información definido como el conjunto de operaciones que se realizan para extraer la información contenida en los documentos primarios y acondicionarla para su almacenamiento y posterior recuperación, y su producto final es un documento secundario, que incluye procesos como la catalogación, clasificación, indización y resumen de los materiales presentes en la unidad de información.
En este sentido, la catalogación es el proceso mediante el cual se describe físicamente un material de tal manera que pueda ser identificado en el catálogo. Su objeto es proporcionar un índice de los materiales contenidos en una colección, poniendo de manifiesto qué libros de determinado autor tiene la colección, qué obras o materiales sobre una materia dada posee y si un libro o material de un título específico se encuentra en la colección.
Por otro lado, la clasificación según López Yépez (1996) es “un conjunto ordenado de conceptos que se presentan distribuidos sistemáticamente en clases, conformando una estructura”. López Yépez menciona en su Manual de Información y Documentación que el término Clasificación es polisémico, además de definir un determinado sistema clasificatorio, define la operación de clasificar, que tiene, a su vez, un doble objetivo, el de facilitar la descripción del contenido conceptual de un documento y la asignación de un índice de una clasificación documental que representa a dicho concepto, y aquel que consiste en la ordenación de los documentos en los estantes correspondientes, de acuerdo con un sistema de clasificación dado. Este procedimiento permite la agrupación de todos los documentos sobre un mismo tema o según sus características similares.
Por su parte, la indización según María Pinto implica “escoger los conceptos más adecuados para representar el contenido de un documento (de qué trata) y la traducción de estos conceptos a términos extraídos de un lenguaje documental”. Se pretende desarrollar un sistema que permita la búsqueda de los documentos por los temas que tratan. Mientras que el resumen es una breve descripción del contenido de un documento.
Estos procesos son de suma importancia para la recuperación de la información por parte de usuarios y empleados, bien sea mediante catálogo colectivo o en línea, ya que dan a conocer el contenido de los ítems que contiene la colección de la unidad de información.
El almacenamiento de la información es la reserva de la colección de una unidad de información, este puede ser físico, si los documentos son tangibles, o puede ser lógico si se presenta en forma de data (digital). Este proceso es de suma importancia pues permite, a través del tiempo, conservar documentos de gran importancia tanto para la unidad como para la sociedad.
Por último la difusión o recuperación de la información es el proceso por el cual se transmiten al usuario la información o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo centro recoge y procesa información con el propósito de difundirla, siendo la difusión la verdadera razón de ser del centro. La difusión o recuperación de la información se realiza a través de:
• Servicio de Consulta o Referencia es el servicio de información y orientación al usuario. Este servicio es considerado de una importancia esencial, ya que a través de él, el usuario llega a las fuentes de información deseadas.
• Servicio de préstamo o circulación es un servicio que da movimiento al material de la biblioteca, colocándolo a disposición de los usuarios para su uso.
Todos estos procesos son de suma importancia para las unidades de información, y son vistos como un sistema abierto donde se interactúa con el medio (usuarios), para obtener un fin común, a través de la interrelación de sus elementos, pues todos los departamentos tienen que mantenerse informados entre sí para ofrecer un servicio óptimo en las unidades de información, como por ejemplo el departamento de difusión de los productos y servicios de la unidad debe estar integrado de alguna manera a los otros departamentos para manejar la colección y el conjunto de materiales y servicios que la unidad de información pueda brindar a sus posibles usuarios.
Fuentes Consultadas
1. Armas, P. (1998). Guía para el manejo de la colección. Chile: MECE.
Documento impartido por el Ministerio de Educación de Chile con el objeto de difundir los lineamientos para el manejo de la colección de los Centros de Recursos para el Aprendizaje (CRA).
2. Bernal, José. (2003). La gerencia de información. En: Biblios. Año 4. Nº 16. Costa Rica.
Artículo científico divulgado por la revista académica latinoamericana Biblios respecto a la gerencia de la información.
3. López, José. (1996). Manual de Información y Documentación. Madrid: Pirámide.
Texto académico referido a los aspectos técnicos relevantes del manejo de la información y la documentación.
4. Montoya, Carlos. (1999). Las unidades de información desde la óptica de la teoría de sistemas. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Vol. 22. Nº 2. Medellín.
Artículo académico publicado por el académico Carlos Montoya y difundido por la Revista Interamericana de Bibliotecología (Colombia) referido a las unidades de información y la teoría de sistemas.
5. Pinto, M. (s.f.) Análisis y síntesis. [Documento en línea] Disponible en: http://www.mariapinto.es/alfintra/contenido/ANALISIS_SINTESIS.pdf [Consultado: marzo de 2011].
Publicación digital de la reconocida Doctora María Pinto, extraído de su propia página web, donde se muestra de manera esquematizada parte de los procesos de la cadena documental.
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