Para que los usuarios tengan acceso a los documentos en las diferentes unidades de información es necesario que se cumplan los procesos pertinentes a la cadena documental, tal como lo han señalado compañeros como Baritto, A. y Aquino, J., donde son activas actividades como: procesamiento, almacenamiento, recuperación y transmisión de la información, a lo cual agrego:
El procesamiento se refiere a la catalogación y clasificación de los materiales presentes en la unidad de información, lo cual es de suma importancia para la recuperación de la información debido a que dan a conocer el contenido de los ítems que contiene la colección de la unidad de información. (Montoya, 1999). El almacenamiento es la reserva de la colección de una unidad de información, este puede ser físico, si los documentos son tangibles, o puede ser lógico si se presenta en forma de data (digital). Por último, se halla la difusión, recuperación y transmisión de los productos y servicios que ofrezca la unidad de información, lo cual atribuye la posible captación de nuevos usuarios para seguir conformando y desarrollando la sociedad del conocimiento a través de la adquisición y recuperación de la información.
Todos estos procesos son de suma importancia para las unidades de información, y son vistos como un sistema abierto donde se interactúa con el medio (usuarios), para obtener un fin común, a través de la interrelación de sus elementos, pues todos los departamentos tienen que mantenerse informados entre sí para ofrecer un servicio óptimo en las unidades de información.
Fuentes consultadas:
1) Bernal, José. (2003). La gerencia de información. En: Biblios. Año 4. Nº 16. Costa Rica.
2 Montoya, Carlos. (1999). Las unidades de información desde la óptica de la teoría de sistemas. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Vol. 22. Nº 2. Medellín.
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